一般而言，告知这个词语一般用的是在比较正规的场合，需简洁明了，内容容易理解。

当草拟告知函时，应开门见山，直奔主题。要使用平和、礼貌、诚恳的语言来进行拟写告知函。

告知函的标题通常由发文机关，事由，文种构成。告知函采用书面形式，可以手写亦可打印。